不要让你的办公软件成为企业的累赘

企业管理问题，您遇到过几个？

日常沟通中，使用QQ、微信、邮件等多种沟通软件，沟通成本大；
一个流程审批跑上跑下，流程慢，耽误时间，员工工作效率低下；
销售员工一离职，客户资料跟着丢失；
日常工作中流程不规范，工作内容重复，浪费精力；
纸质数据材料堆积一大堆，查找和管理困难；
员工一出差，考勤管理就乱套；
财务工作量大，工资、销售提成难计算；

……

随着技术的发展，各种类型的办公管理软件，已经能针对性地解决掉特定办公场景下的管理问题。可尽管如此，企业在经历了焦头烂额的比较和采购，辛辛苦苦地安装部署后，却又出现了新的问题：

企业内部管理工具多，各种管理软件操作复杂，员工学习成本大；
多家服务商，导致增加企业的沟通成本；
企业需要在软件系统里反复切换，系统不能共通，兼容差；
数据分散在各系统里，软件之间数据共享差，各部门信息数据难透明；
部分软件扩展性不高，可定制性差，无法满足企业个性化功能需求；

……

为什么购买的办公管理软件不仅没能将企业真正管理起来，有些反而成为管理和业务的累赘？

软件自身的局限性

我们先来了解目前国产协同软件的情况，了解这些情况后，我们就能发现答案了。

我国协同办公软件经过二十余年的发展，虽然历史短，但发展较为迅猛，疫情带来的线上办公需求更是加速了其发展，用户体量也在不断增大，整体上是往前发展的。软件类型在发展中逐渐分为了两类：一类是垂直型办公管理软件，另一类是综合型办公管理软件。

目前大部分管理软件都属于垂直型管理软件，只能满足特定场景下的单一需求，而特定场景以外的就有些“心有余而力不足”了。这类软件需要搭配其它垂直型软件，才能满足企业的不同办公需求，且大部分不支持二次开发，因此就需要企业采购多种办公管理软件，这对中小企业来说是一个巨大成本。除此以外，部分垂直型软件在功能设计上专注细小功能，操作更加细碎复杂，会加大企业的采购成本和员工的学习成本。

综合型协同软件，做得好的，大多是由老牌 OA厂商或互联网巨头提供，主要以定制化服务为主，这类软办公管理软件更倾向满足大型企业的定制化服务需求，综合多种应用场景，所以价格普遍昂贵，且企业内部的后期数据维护成本也不小，和垂直型软件一样大多不支持二次开发或二次开发困难。综合型协同软件技术性、专业性更强，操作更为繁杂，没有软件使用基础的中小企业要想完全使用和运作起来，具有一定难度。

上述的这些软件，不论是垂直型协同软件还是综合型协同软件，我们团队都曾使用过，但这些软件大都功能冗杂晦涩，实际操作中企业的各项数据都被软件所割裂独立，各软件无法或很难将企业的数据信息整合到一起。

既然没有合适的轮子，那就只好自己造了。于是 ZDOO在2013年启动之初便明确目标：打破协同办公系统与OA、CRM、财务等系统之间的数据和应用壁垒，提升企业数据流转效率和智能化程度，让企业经营管理更集中有效。

现在， ZDOO也做到了。操作简单易上手，企业和员工的学习成本低，功能精简齐全，价格公道。一套系统即可解决企业不同应用场景的核心问题，所有功能软件既相互独立，又彼此相通，数据透明互通，支持二次开发，为企业实现真正的全协同管理，帮助企业全面提升信息化、数字化管理水平。

软件选型不适配

企业在选择软件的时候，协同办公的需求会受企业规模的影响，规模越大的企业需求越复杂，实现协同办公的管理难度就越大，所需产品的功能就越强大，数量也越多。

对于已经有了软件使用基础的大型企业来说，在软件采购和使用上是从决策层到执行层的方式进行的，价格、软件数量和操作这些因素已经不是他们重视的点。大型企业在选择软件时，更关注基于已有的综合管理平台是否能接入新软件、是否高度定制化，对软件要求透明合规、关注与其他系统能否打通等因素。

而中小企业在选购时若采用和大型企业一样的 “自上而下”的选购方式，企业在选择的过程中往往会因为忽略企业自身发展需求、企业的规模大小、领导层拍脑袋做决定而不考虑员工的使用意愿，企业自身没有任何软件使用基础等因素，导致软件无法或很难与企业需求契合在一起。这样的软件，到了员工学习和实际操作时会发生更多的问题：员工的抵触、不重视软件等。加上软件自身的局限性，久而久之就会被员工弃用，最终沦为企业管理和业务的累赘。

中小企业应该如何正确选择合适的办公软件，这个问题在《好用的软件比比皆是，高效的协同万里挑一！》一文中有详细提及，感兴趣的小伙伴可以直接戳链接详细查看。

写到最后，总结一下软件实施失败，成为企业管理和业务的累赘的原因。一是因为软件自身的局限性，企业作为一个有机的整体，被各个垂直型软件所割裂，企业的数据、信息被分散在各软件中，无法为企业形成一个管理闭环。而综合型软件通常操作繁杂，专业性强且价格昂贵，对中小企业并不友好。另一个原因是软件不符合企业的实际情况，无法解决企业问题，问题日积月累，最后形成 “食之无味，弃之可惜”的尴尬局面。

以上，就是关于为何软件没能将企业管理起来，反而成为管理和业务上的累赘的阐述。欢迎大家在评论区里发表您的想法。