怎样有效的做好时间管理,提升工作效率
2017-08-22 10:36:26
李艳玲
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古谚语就常说:“人生天地之间,若白驹之过隙,忽然而已”。是啊,在工作这么多年后,终于知道时间是何等宝贵。因为时间具有“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性,所以时间更加显得尤为可贵。

既然时间可贵,做好时间管理就显得尤为重要,下面我跟大家简单分享下个人时间管理的一些想法和做法。

首先我们要了解的是时间管理的四象限法则。



根据上图显示,如果把要做的事情按照紧急、不紧急、重要、不重要的排列组合分成四个象限,那可以看到,我们只要合理的管理这四个象限,就可以对时间有效认识和管理。

第一象限:这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。
第二象限:这个象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。
第三象限:这个象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,实际上,像无谓的电话等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据人们的很多宝贵时间。
第四象限:这个象限的事件大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间,是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、游逛,这是饱食终日无所事事的人的生活方式。



其实,在工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。因此,根据这四个象限,我们只要依次做到:
马上做:如果你总是有紧急又重要的事情要做,说明你在时间管理上存在问题,设法减少它,马上完成。
计划做:尽可能地把时间花在重要但不紧急(第二象限)的事情上,这样才能减少第一象限的工作量。
授权做:对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权,让别人去做。
减少做:不重要也不紧急的事情尽量少做。

了解了时间的四象限法则后,我们可以把每天要做的事情罗列出来,根据时间的四象限法则依次排列,然后借助一些工具来管理时间。之前我看过《番茄工作法图解》这本书,里面介绍用番茄工作法来提升效率,这种敏捷方法跟scrum、XP类似,说到敏捷迭代,让我想到 禅道项目管理软件 ,也是用到一样的敏捷方法,只不过 禅道 比较适合一些技术研发团队来做 项目管理

用我一天需要工作的内容整理好罗列出来给大家举例:


根据这些待办,依次放进四象限中,这样一天之中哪个重要哪个优先办理就一目了然了。所以说可以整理成下图:


如果这张图还不能帮助到你很好的完成这些事情,那也可以借助几款时间管理工具来协助完成每一项任务:

番茄土豆,这个跟我看的那本书的原理一样,都是按照番茄工作法来设计的。25分钟一个任务。这个软件我两三年前就用的。如果是一些日常琐碎的事情,就不建议用这个软件,因为时间是规定的25分钟,很多时候处理琐事不需要25分钟。比如上面列举的查询10086宽带到期问题,不需要花25分钟。

然之协同办公——待办功能区别于番茄土豆的25钟的时间限制,它可以帮你处理一天甚至几天的工作计划和时间安排。这也是上班族比较好用的一款oa系统,整个系统当中的待办版块实用性很高,除了自己的待办,待办还可以相互指派给其他人,这个是区别于其他软件的一大特色。除此可以做其他项目管理的任务分解,功能比较强大综合。

时间是一个永恒的话题,有效的时间管理可以帮助大家提高自己的工作效率。借用一些时间管理软件,可以帮助我们详细周到地考虑工作计划----确定实现工作目标的具体手段和方法,预定出目标的进程及步骤,已达到效率最大化。


最后,我想说明的一点是,我觉得时间管理的意义其实在于做,而不是列任务。不管是生活还是工作当中,大家其实可以根据时间的四象限去划分事情的重要和紧急性,再结合一些时间管理的工具,付诸行动,相信长久下来,你对时间管理肯定有新的认识。